Controllare i P7M prima di una gara

Nelle gare telematiche la domanda, il DGUE, le dichiarazioni, l’offerta tecnica e l’offerta economica viaggiano quasi sempre firmati. Un file firmato dalla persona sbagliata, con un certificato scaduto o con dentro la bozza del giorno prima, si scopre tardi se il primo controllo è il caricamento dell’ultima ora. Questa guida è una checklist da fare prima, sul suo computer. Non interpreta il disciplinare e non sostituisce la piattaforma.

Il formato non si indovina. Molte piattaforme accettano CAdES e PAdES. Alcuni disciplinari ne indicano uno. Il .p7m è frequente perché può contenere anche fogli e archivi, non solo PDF. Legga la lex specialis della procedura. Il codice dei contratti pubblici non le dice il nome del file di quella gara.

La checklist, file per file

Per ogni documento firmato, prima di caricarlo:

1. Contenuto. Apra l’anteprima e verifichi che sia la versione finale, con i prezzi e le date giusti. Una bozza firmata per errore resta una bozza firmata.
2. Firmatario. È il legale rappresentante o il procuratore indicato negli atti, non un tecnico che ha usato il proprio certificato.
3. Certificato. Guardi scadenza, esito di integrità e revoca. “Non disponibile” non è un esito positivo. Lo ripeta quando la rete c’è.
4. Firme richieste. In un raggruppamento conti i soggetti, non si accontenti del primo nome.
5. Formato. CAdES o PAdES, come chiede il disciplinare. La differenza è in CAdES e PAdES.
6. Nome. Coerente con le istruzioni della piattaforma, senza avere tolto .p7m per “semplificare”.

Come eseguire il controllo sul .p7m

Apra Lettore P7M e selezioni il file. Sul dispositivo, non su un server di conversione: nelle ore prima della scadenza l’offerta economica è un dato da non spargere.

Il lettore le mostra l’anteprima, i firmatari, integrità, catena disponibile e revoca. I livelli .p7m.p7m restano separati. Le controfirme non sono verificate. Una data dichiarata non è una marca temporale e non prova, da sola, lo stato del certificato in un momento passato. Se compare l’indicazione di revoca anteriore alla firma, è perché esiste una prova temporale verificata successiva alla revoca. Altrimenti non la deduca.

L’anteprima è gratuita. Se deve salvare una copia di lettura per il fascicolo interno, la licenza è descritta in Prezzi. Quella copia non è il file da caricare, salvo che il disciplinare chieda proprio una copia non firmata.

Il lettore non conosce il CIG, non compila il DGUE e non dice se la soglia di ribasso è coerente. Non è la verifica della stazione appaltante.

Errori che il controllo visivo intercetta

Firmare il file vicino, non quello finale. Due PDF con nomi simili nella stessa cartella producono due buste. L’anteprima mostra il testo: la legga, non si fermi al nome.

Firma della persona sbagliata. Succede quando il collaboratore ha il token inserito. Il soggetto del certificato, anche se mostrato in forma parziale, va confrontato con la procura.

Certificato in scadenza nella settimana della gara. Lo guardi all’apertura della procedura, non la sera del termine. Il rinnovo è un’operazione del prestatore, descritta in come ottenere la firma digitale, e non si risolve rinominando il file.

Doppia firma non richiesta. Firmare due volte può produrre .p7m.p7m. Non è di per sé un file rotto, ma può confondere chi carica e chi esamina. Se il disciplinare non la chiede, eviti il gesto e controlli quanti livelli vede.

Modifica dopo la firma. Comprimere, unire PDF o ritoccare una pagina dopo la firma rompe l’integrità. Corregga l’originale e faccia firmare di nuovo. Se il lettore non conferma l’integrità, non carichi “tanto l’anteprima si vede”.

Raggruppamenti, consorzi, tempi

Nei raggruppamenti temporanei alcuni atti vanno firmati da tutti i componenti. Le firme possono stare nella stessa busta o in buste successive. Apra il file finale e spunti i nominativi previsti. Se ne manca uno, non lo aggiunga incollando un PDF estratto: torni al file non firmato e raccolga le firme nel modo che il software di firma e il disciplinare consentono.

Organizzi il fascicolo così:

• una cartella con il CIG nel nome;
• sottocartelle per busta amministrativa, tecnica ed economica;
• un elenco con documento, firmatario, data del controllo ed esito, compresi i controlli di revoca non disponibili;
• le copie di lettura fuori dalla cartella che userà per il caricamento.

Lasci un margine di un giorno lavorativo tra l’ultima firma e il caricamento, quando la procedura lo consente. Verifichi che i telefoni per l’OTP della firma remota siano raggiungibili. Un certificato qualificato in firma remota è, in generale, una firma qualificata: eventuali limiti della singola gara stanno nel disciplinare, non in uno slogan del fornitore.

Se un file non si apre proprio mentre prepara la busta, usi il file P7M non si apre prima di concludere che la firma sia “sbagliata”. Un Base64 non standard o un allegato PEC scambiato per l’offerta sono problemi diversi da un certificato revocato.

Esempio: la bozza firmata al posto dell’offerta

Nella cartella CIG-1234567890/economica ci sono offerta_v3.pdf e offerta_v3.pdf.p7m, ma anche offerta_bozza.pdf.p7m di due giorni prima. Il nome “v3” non basta. Apra la busta nel lettore e cerchi nell’anteprima la data e l’importo che il responsabile ha approvato. Se vede la bozza, non la carichi e non la “sistemi” estraendo il PDF, modificandolo e rinominandolo .p7m. Faccia firmare offerta_v3.pdf.

Nel registro interno scriva una riga: file, firmatario letto a schermo, esito di integrità, esito di revoca, ora del controllo. Se la revoca è non disponibile perché la rete dell’ufficio oscilla, lasci la riga aperta e ripeta il controllo prima del caricamento. Non copi “non revocato” da un altro file dello stesso token: ogni busta ha il suo esito.

Per il DGUE firmato da tre mandanti, l’elenco deve mostrare tre soggetti. Se il lettore ne elenca due e un livello interno, apra quel livello e completi la spunta. Poi carichi, dalla cartella degli originali, il .p7m che ha appena controllato, non il PDF di lettura salvato per il consiglio di amministrazione. La piattaforma farà i propri controlli. Il suo registro serve a non arrivare a quel momento con la bozza. Annoti anche chi ha eseguito il controllo, così il giorno dopo un collega non ricomincia da capo.

Domande frequenti

Il lettore sostituisce il controllo della piattaforma di gara?

No. È un controllo preliminare sul suo computer. L’esito che conta per la procedura è quello della piattaforma e delle regole della stazione appaltante.

Posso caricare il PDF estratto al posto del .p7m?

Solo se il disciplinare chiede un PDF non firmato o un PAdES. Se chiede il file firmato CAdES, va caricata la busta .p7m, non la copia di lettura.

Una firma remota è ammessa in gara?

Se è una firma qualificata, in generale può esserlo. Il disciplinare e la piattaforma possono aggiungere requisiti. Li legga prima di firmare, non a caricamento iniziato.

Che cosa controllo in un raggruppamento?

Che compaiano tutti i firmatari richiesti. Firme parallele e buste annidate si vedono come livelli o come elenco, non come un solo nome.

Caricare la busta, non la comodità

Controlli contenuto, firmatario, integrità, revoca e formato. Poi carichi il file che il disciplinare descrive. Il lettore le fa vedere la busta in anticipo. La piattaforma e la stazione appaltante restano il giudizio sulla procedura. Se l’atto, invece, è destinato a un fascicolo giudiziario, il perimetro è quello del processo telematico, non quello della gara.